「ボランティアで持ち帰り仕事？です」

＜ボランティアで持ち帰り仕事？です＞

　週末に残り仕事があると土・日はやっぱり持ち帰りになる。

　前々週の週末がその例だが、こんなことは昨年の８月以来のことである。それもあの時の仕事（監査基準の手引書作成））に関連したことなのだが、業界団体のボランティアの一つとでもいえるが・・・。

 

　１月２１日から２４日まで所属する協会の三つの部会に連日出席（３連投）する羽目になり、そこで先般携わった作成資料についての経験談を発表するという役割を仰せつかった。

　期日が迫って、あれこれと内容の注文があったり、事前打ち合わせをやりましょうとの話もあって、何となくせわしなくなってしまった。あらかじめ、ストーリーを決めて原稿を作っていたのだが、もう一度練り直しせざるを得なくなった。

 

　土・日をかけてやっと原稿たたき台を作って、月曜（２０日）は朝からパソコンで作成に取り掛かる。あまり得意でないＥＸＣＥＬで、社員のアドバイスを受けながら、終日かかって完成。出来上がったものは、Ａ４の２枚もの。表裏印刷するとＡ４・１枚で足りる。見た目はシンプルな表だが、内容は、自社の監査基準作成のプロセスからポイントが集約されている優れモノです（自称！）。

　此の表の検討・作成過程は誰も知らないが、全５７条に亘る基準を１条毎に照らし合わせ、それぞれの内容、特記事項、結論等を整理したものだ。

 

　ここに至るまでのプロセスはいろいろ悩んだ末の結論・整理方法だった。

　発表に際し与えられる持ち時間はかれこれ１０分程度。（ホンねとしては、その程度の時間ではムリ、中途ハンパと思われたが・・・）何をポイントに話せばいいかは迷うところだ。

たとえば、テーマを絞って一例を説明する方法もある。（事実、その方式で説明した人もいたが・・・結果としては大幅に時間オーバー）

敢えて資料を使用せずに、感想程度を話した人もいた。また、会社概要から丁寧に説明したが、ポイント定まらず時間だけが経過して・・・、という人もいた。

 

考えてみると、我々が説明・発表する目的は…、どんな形・方法で自社の基準を策定または見直しをしたか？・・・をケーススタディ的に紹介することではないか、悩んだ末の結論をこう決めた。

「説明するためには、簡単な表に、全体の様子がわかるような内容を盛り込む。そのためには、全５７条をどう整理したか、結果として、各条文の主な変更点などを簡潔に記載した資料」・・・これが結論だ！と確信した。

 

発表当日になって、発表者と協会事務局で事前打ち合わせを行う。

それぞれ、資料や話の内容を出し合って議論する。最後に私の番になって、以前に提出してあった説明案の他に、昨日纏めたものを“ご参考”に披露する。

皆さんが目を通す間がややあって、誰からともなく、

「これは良い！　全体の様子がわかるし、どれだけカスタマイズしたかもわかるし、進め方も良く理解できる・・・、これを会議で皆さんに配布したらどうか」との提案があって、急遽コピーし配布することにした。

 

　会議本番になって、説明者４人はそれぞれ予定した資料や口頭等により説明したが、いずれも持ち時間をオーバーし、４人で、所要時間３０分の予定のところが６０分にもなってしまった。私は、急遽コピーした表だけで済んだことから、８分程度で済んだ。

 

＜翌日の感想より＞

・事務局からのコメント（他の検討委員《説明者》宛のメール）

「説明の中で、大変わかりやすい説明として目を引いたのが、Ｓ氏の説明でして、・・・監査基準を一覧表に整理して、自社基準の見直しのポイントを端的に説明、見直しの全体像とその要点を瞬時に理解できる優れた整理方法として、多くの部会メンバーよりご好評を頂いた・・・云々。」

　更に、「他の検討委員の皆さんも今後の説明会資料の共通の整理方法の一つのモデルとして、できれば（添付した）Ｓ氏と同様の整理をお願いしたい・・・云々」とも付記されていた。

 

・説明を聞いた会場の仲間（談）

「あんたの資料・説明が一番分かりやすかった。そのうち詳しい資料を見せてくれ！」

「当社の子会社の監査役達に、今日の話をしてほしい。いつなら空いてますか？」

 

等々の評価を頂いた。

　商売上ではないけれど、こんな評価を頂くと嬉しいもの。そんな３日間の業界活動だった。

本音を言うと疲れた！　のですが、後味がよかったので、最後の日のお酒は格別でした。