「メールのマナー」・・・第12回（最終回）

  

「メールのマナー」第１２回・・・最終回

　　　　　（資料：「いろどり」（富士フィルムヘルスケアラボラトリー・2021年5月号

　　　　　　　　　　監修　敬語・コミュニケーション講師　山岸弘子氏）

 

　指摘への返信メール

 

　〔案内文の間違いの件〕

　　　富士一郎様

　　　お世話になっております。

①   先日は、頼まれていた案内文に

②   間違いがあったようで失礼しました。

③   バタバタしていて見落としておりました。

教えていただきありがとうございます。

取り急ぎ修正しましたので

ご確認ください。

 

①  ×頼まれていた

○ご依頼いただいていた

 

幹事や担当者から頼まれて作成した場合でも、「頼まれた」という表現は、メール文で使うと失礼になりかねません。「頼む」は話し言葉で使われ、改まった場面では、「依頼」が使われます。「子供に頼んだ」とはいっても、「子供に依頼した」とは言わないように、「依頼」は、内容や人を選ぶ言葉です。「ご依頼いただいていた」など敬語を使って表現したほうが、誤解なく伝わります。

 

②  ×間違いがあったようで

○間違いがあり

 

「ようだ」は、「はっきりしないが、そう〈見える/考えられる〉ことをあらわす（三省堂国語辞典）表現です。はっきりしないというニュアンスがあることで、間違いを認めたくないような印象を与えかねません。曖昧な表現よりも、「間違いがあり」「入力のミスがあり」などとしたほうが、自ら非を認めていることを伝えることができます。

 

③  ×バタバタしていて

○取り込んでおり

 

オノマトペ（擬音語・擬態語）や話し言葉を使ったメールは親しみを感じさせ、状況をストレートに伝えることができます。しかし、砕けた表現になるため、自分の落ち度を伝えたり、お詫びを伝えたりするメールにはふさわしくありません。「取り込んでおり」「立て込んでおり」など、少し改まった表現のほうがよいでしょう。

 

 

　間違いの指摘をもらったら感謝の気持ちを添えたメールを

　町内会の活動報告や趣味の集まりの案内など、お知らせのメールを出す機会が増えると、ときには誤字脱字や日時のご入力などをしてしまうことがあります。気付いた方からの指摘があったら、お詫びと訂正を伝えるだけでなく、知らせてくれた方への感謝の気持ちを添えたメールにしたいものです。

　指摘には勇気が必要ですし、送った方は、相手にどう受け止められたのかを気にしているものです。

　間違いを指摘されるのは、誰しも気持ちがいいことではありませんが、成長の機会をもらったと思うことで、自分の心のありようや受け止め方が変わります。さらに相手との関係も育てていくことができます。「丁寧にご覧いただき」「ご教示いただいて」などの言葉を添えて、感謝の気持ちを伝えましょう。