メールのマナー（お詫びのメール）

メールのマナー

＜お詫びのメール＞

　直接会って話すときや手紙とは、違った心遣いが必要になるのがメールです。さまざまなシーンで使える言葉選びをご紹介する「メールのマナー」。

　今回はお詫びのメールです

 

＜例＞

　欠席のお詫び

鈴木太郎さま

　　

お世話になっております。

①  この間は、新年会の日程を忘れていて

　　 欠席してしまい、ご迷惑をおかけしました。

　　 せっかくご準備頂いたのに

②  どうもすみませんでした。

　　 会費は後日、お支払いします。

③  取り急ぎ。

＜解説＞

①  ✕　この間は、新年会の日程を忘れていて

〇　先日は、新年会の日程を失念しており

 

　お詫びのメールなどでは、改まり語を使ったほうが、丁寧な言葉遣いになります。改まり事は学校で習わない言葉ですが、準敬語として位置づけられ、敬語を使う際に一緒に使うことが改まった印象になります。「この間」は「先日」や「過日」に、「忘れて」は「失念して」に、また、「こっち」は「こちら」、「すぐに」は「早急に」などに言い換えることで、居住まいを正したメッセージになります。

 

②  ✕　どうもすみませんでした。

〇　誠に申し訳ございませんでした

 

　「すみません」は、比較的軽い謝罪の場合に使われる言葉です。また、「どうも」や「ごめんなさい」も話し言葉に位置付けられますので、使用を避け、「申し訳ございません」「お詫び申し上げます」と改まった言葉を意識して使いましょう。相手の言葉遣いが、期待する丁寧度から外れたときに、人はがっかりしたり、失礼だと感じたりします。特にお詫びの際には、謙虚さが伝わる表現を選びたいものです。

 

③  ✕　取り急ぎ。

〇　取り急ぎお詫びをお伝えしたくメールにて失礼いたします。

 

一般的にお詫びやお礼など、表現が長いほど丁寧になるという原則があります。逆に、省略した表現は、相手を軽んじた態度に受け取られかねません。「取り急ぎ」のみでは、文末が省略されているため、よほど親しい間柄でない限り、避けたほうが無難です。言わなくても分かるはずと思わずに、最後まできちんと言葉にすることで、誤解を招くことなくお詫びの気持ちが伝わります。

 

 

メールでの手軽さを、言葉で補い丁寧な表現を心がけましょう

　参加予定だった会合に出席できなくなったり、お稽古ごとを急用で休んだりしてしまうことがあります。準備してくれた幹事や、時間や場所を都合してくれていた講師に、すぐに欠席の連絡を入れるだけでなく、後日あらためてお詫びの気持ちを伝えたいものです。

　お詫びは、その内容や相手にかけた迷惑の度合いに応じて、直接出向く、手紙をしたためるなどの方法があります。メールは双方に負担が少なくて済みますが、手軽な方法だからこそ、その重みのなさを言葉で補うようにしたいものです。話し言葉は避けて、改まった言葉や丁寧な表現で、気持ちを伝えましょう。また、キャンセルしたことで会費や材料費、会場費の負担が発生していないかを確認する心遣いを持ちたいものです。

 

＜資料：富士フィルムヘルスケアラボラトリー・「いろどり」2021年1月号

　　監修　敬語・コミュニケーション講師　山岸弘子氏＞